6 советов про проведению собраний

Командные встречи отнимают гораздо больше времени, чем вы можете себе представить, однако вы можете извлечь из них максимум пользы.

ко

Встречи и собрания поглощают массу времени и сил. Специалисты в области продаж считают, что на внутренние переговоры у них уходит до 40% рабочего времени, которое можно было бы потратить на поиск новых клиентов, звонки партнерам, написание коммерческих предложений, составление презентаций и обслуживание клиентов.
Разумеется, внутренние переговоры необходимы, однако стоит ли тратить на них столько времени? Если вы хотите повысить продуктивность работы, следуйте этим простым советам.
1. Оцените важность мероприятия
В начале собрания умножьте количество человек в комнате на величину прибыли, которую каждый из присутствующих мог бы заработать за это время. Запишите полученную цифру на доске.
Люди обычно забывают, что альтернативная стоимость встреч и собраний бывает крайне высокой. Фактически, каждое собрание – это своего рода инвестиция. Помните об этом и не растрачивайте свое время попусту.

ко1
2. Обозначьте желаемый результат
Перед тем, как начать собрание, определите, что должно измениться после его проведения. Планируете ли вы принять важное решение, нанять или уволить одного из сотрудников, разработать стратегию развития компании, определить объем финансирования проекта или изменить существующую политику?
Общие собрания нацелены на изменение, развитие, прекращение или возобновление функционирования важных аспектов работы предприятия. Если вы планируете просто передать сотрудникам какую-либо информацию, вы потратите время впустую, поскольку существуют иные, более эффективные способы связи. Встречайтесь только для того, чтобы сделать что-либо конкретное.
3. Четко определите вопросы, которые хотите обсудить

Social Network Interface

Если вы определите несколько тем – к примеру, не больше трех – вы сможете сократить число участников собрания, уменьшить количество затрачиваемого времени и расширить поле для деятельности. Я неоднократно присутствовал на заседаниях, полностью состоявших из пространных обсуждений, не приводивших к каким-либо конкретным действиям. Провести такие переговоры можно было бы посредством электронной почты.
Если вы не планируете ничего делать, не назначайте встречу. Если планируете – сделайте это быстро и возвращайтесь к работе.
4. Следите за временем
В «Правилах распорядка Роберта», самом популярном своде правил для проведения собраний, указано, что длительность мероприятия определяется руководителем, поскольку он лично заинтересован в сокращении издержек. Обозначая тему беседы, отведите на обсуждение определенное количество времени. Когда оно подойдет к концу, выделите дополнительное время или примите решение на основе имеющихся фактов.
5. Избегайте повторений
Опытный руководитель умеет вовремя прервать выступающего или собрание целиком, если ему кажется, что все идеи уже высказаны и начинают повторяться. В этой ситуации следует подытожить сказанное, принять соответствующее решение и двигаться дальше.
6. Подведите итоги
Если вы заранее определите цели и ожидаемые результаты мероприятия, вы без труда сможете оценить принятые решения, определить ответственных за их исполнение и объявить об окончании собрания.

ко5
Собрания и встречи – затратный и не самый эффективный способ организации командной работы, который должен применяться лишь в исключительных случаях.

Как сделать командные встречи интереснее?

Как сделать командные встречи интереснее?
   Каждый день многие бизнесмены тратят время понапрасну на встречи, которые не приносят никакой пользы. Деловстречи – это неизбежная часть бизнес-среды.

Во многих организациях слово «встреча» ассоциируется с чем-то скучным, но на самом деле, настоящие встречи должны помогать организации выполнять различные задачи. Еще одна задача организаторов встреч – сделать так, чтобы встречи проходили живо, с участием всех членов собрания. Поэтому, несмотря на то, нравятся ли встречи людям, они являются очень важным фактором в решении проблем. Руководитель обязан вдохновить команду, чтобы сделать групповые встречи более увлекательными и полезными.

Как же сделать ваши встречи более захватывающими и добиваться лучших результатов? Очень просто. Проводите больше встреч, но они должны быть различных типов. Проводите встречи, посвященные разным темам, даже темам, которые не касаются бизнеса. Вы спросите: «зачем проводить собрания, которые не касаются бизнеса?» Дело в том, что такие собрания помогут вам развить навыки управления людьми и улучшить определенные аспекты вашего бизнеса.

ко6

   Рассмотрите следующие темы для командных встреч:

  1. Встречи и собрания, посвященные цитатам известных людей. Организуйте собрание, где вы сможете читать и обсуждать различные цитаты известных лидеров. В этих цитатах содержатся мудрость и советы, проверенные временем. В этих цитатах вы также найдете много советов по управлению людьми. Например, «ужасно оглядываться назад и видеть, что никто не следует за вами» Франклин Рузвельт.
  2. Встречи по управлению стрессом: обсуждайте техники борьбы со стрессом, которые могут быть полезны вне рабочего места.
  3. Встречи, посвященные жизни великих лидеров: Проведите собрание для изучения великих лидеров, не имевших отношения к бизнесу, таких как Линкольн, Черчилль, Ганди.
  4. Встречи, в которых участники должны дарить книги друг другу. Очень часто проблемы на рабочем месте возникают из-за слабой начитанности руководителей и работников. Читая книги, вы узнаете о новых вещах, получаете ценные знания, которые помогают как вам, так и вашей организации.
  5. Встречи, посвященные обсуждению семьи и проблем со здоровьем. Люди избегают обсуждать личные и семейные проблемы, но если вам удастся преодолеть этот барьер, вы сможете лучше понять поведение членов команды и построить более прочные отношения. У каждого человека свои проблемы, которые могут повлиять на его работоспособность. Например, никто не может предсказать, как состояние здоровья члена семьи может повлиять на производительность работника. Вы должны серьезно отнестись к вопросам, связанным с обсуждением семьи и проблем со здоровьем.
  6. Встречи по финансовому планированию: исследования показали, что большинство людей не знает ничего о правильном финансовом планировании или его важности. Посвятите встречи тому, как людям лучше экономить деньги на «черный день». Так ваши встречи будут проходить более интересно.
  7. Затроньте тему баланса рабочей жизни. Обсудите, как баланс рабочей жизни может положительно отразиться на здоровье каждого члена команды. Решите вместе с командой, что вы можете сделать для улучшения баланса в рабочей жизни.
  8. Встречи, посвященные обсуждению хобби. Поговорите с членами команды об их интересах, хобби и увлечениях. Вы сможете обнаружить таланты, которые затем можно будет применить для пользы команды или организации.

Каждая их выше перечисленных тем может помочь работнику, а также бизнесу в целом. Знания, полученные на таких встречах, могут принести свои плоды, как для работника, так и для организации. Принимайте во внимание предложения работников, обсудить ту или иную уникальную тему на собрании. Выбирайте темы, которые бы привлекли огромное количество людей, пусть ваши встречи будут запоминающимися и живительными. Это принесет вашей команде огромную пользу в дальнейшем.